Ce este un Meeting Room?
Acestea, intuitiv, sunt o simpla incapere in care oamenii se aduna pentru intalniri. Dar pe parcurs definitia s-a diversificat si astazi avem mai multe tipuri de sali de sedinta. Desi putem face usor distinctia dintre un Huddle Room si un auditorium de dimensiuni mari, la Meeting Room-uri, lucrurile se complica, intrucat fiecare producator de echipamente sau integrator, prezinta o descriere diferita a spatiului si a numarului de persoane care il poate popula. Cert este ca reprezinta o incapere de dimensiuni medii, care se afla la granita dintre formal si informal si printr-o medie a numerelor oferite pe piata, poate gazdui de la 6 la 12 persoane.
Datorita avansurilor tehnologice din ultimii 25 de ani, iar din nevoia de productivitate, angajatii au nevoie sa intre in aceasta sala si sa inceapa o video-conferinta instant. Vor sa se conecteze cu alte incaperi si participanti, de pe smartphone si desktop, si in acelasi timp sa aiba un set complet de caracteristici de colaborare, precum: ecranele interactive, impartirea de continut prin wireless si variante simple de rezervare ale salilor.
Recomandarile noastre:
Preturile ecranelor LCD au scazut dramatic in ultimii ani, deci instala o multidine de tipuri. Avand in vedere dimensiunile medii ale incaperii, cel mai indicat ar fi un monitor intre 50” si 80”. Acestuia i-ar trebui si un carucior cu inaltime ajustabila a ecranului pentru a adauga flexibilitate si a asigura ca in cazul unei video-conferinte ecranul este fixat la nivelul ochilor. Pentru prezentari sau afisari grafice, recomandarea noastra ar fi sa instalati 2 monitoare alturate, care sa permita conectarea si afisarea simultana a 2 laptopuri sau unui laptop si o video-conferinta. Pentru un raport pret-calitate foarte bun, recomandam monitoarele LG, iar pentru performantele maxime, producatorii NEC sunt cea mai buna varianta.
Pentru a ordona si vizualiza prioritatile, in orice intalnire, mai ales in cele de training, tablele Whiteboard au devenit un standard. Dar pentru a eficientiza productivitatea in intalnire, noi recomandam sa inlocuiti tablele simple si display-ul Meeting Room-ului cu un ecran interactiv. Este extrem de util pentru prezenterile de la distanta prin video-conferinta, sustinerea unui training sau a unui webminar, deoarece sistemul interactive capteaza atentia mai usor si faciliteaza transmiterea mesajului. Recomandarea, folosita de noi, este SMART Board-ul, iar daca bugetul nu e o problema si de asemenea platforma de lucru este de la Microsoft, Surface Hub e o alternativă. De asemenea DTEN prezintă o soluție viabilă.
3. Sistemul de partajare wireless
Scopul fundamental al intalnirilor este de a impartasi informatii si a colabora pentru decizii mai informate. De la partajarea aplicatiilor, prezentarilor si fisierelor catre transmisiunea audio-video din incapere, partajarea wireless inlatura complexitatea aducerii cablului potrivit sau timpului pierdut cu montarea acestuia. Recomandarile noastre se indreapta catre sistemele oferite de catre Braco, Kramer si Crestron, acestea acoperind toate dimensiunile bugetare de care dispuneti.
4. Sistemul de video-conferință
In climatul actual, video-conferintele sunt principalul mod de a comunica eficient, si desi, un sistem pentru acest scop ar putea fi creat din mai multe componente de la diferiti producatori, noi recomandam un sistem integrat de video-conferinta.El ar trebui sa include o camera performanta pentru video-conferinte, de preferat 4K, un microfon cu o raza de captare adecvata dimensiunilor camerei, un suport sau posibilitate de incorporare cu un monitor si un sistem wireless de prezentare. De asemenea, o consola de control ar fi de preferat. Cel mai bun sistem, pentru a evita instalari complexe si a realiza o conectare rapida Plug in and Play, este cel oferit de Crestron, prin seria lor Crestron Flex R-series. Iar ca o alternativa, pentru Meeting-Rooms, dar si Huddle Rooms, puteti folosi ansamblul oferit de Logitech, care vine in completarea camerei lor ultra-performante Logitech Rally.
Cum din ce in ce mai multe birouri se transforma catre un concept Open Space, este mai important ca niciodata sa aveti spatii de intalnire fara distractii si zgomote nedorite. Izolarea fonica previne scurgerea sunetului in camera sau in afara acesteia, iar un microfon si un difuzor profesional pot creste semnificativ calitatea audio a unei intalniri. Pentru acestea, noi recomandam microfoane plasate atat pe masa, cat si pe tavan, iar solutiile Shure (Microflex si Microflex Advance) si Biamp (Desono si Parle) sunt potrivite. O alta optiune, pentru un buget mai redus, dar cu performante audio similare, este folosirea unui difuzor portabil. In acest domeniu, noi am identificat Yamaha ca oferind cel mai bun raport pret-calitate si de asemenea cea mai buna optiune, datorita posibilitatii de conectare in cascada a doua difuzoare portabile.
Planificarea si rezervarea din timp a camerelor, mai ales in cadrul unui proiect sunt esentiale, mai ales avand in vedere ca Meeting Room-urile nu sunt destinate intalnirilor spontane si de scurta durata, precum un Huddle Room. Integrarea cu calendarul Microsoft Outlook sau Google, este obligatorie. Noi recomandam Evoko sau Kramer pentru simplitatea in utilizarea si pentru raportul pret- calitate oferit. Dar dupa cum am mentionat, Meeting Room-urile se afla la granita intre formal si informal, si in functie de metoda principala de utilizare a spatiului, ati putea lua in considerare si varianta enterprise, de la Crestron.
