Huddle Room defineste o camera sau o mica zona privata de intalniri, ce poate gazdui intre 3 si 6 persoane si care este echipata cu sisteme simple de vizualizare si colaborare. In aceste spatii au loc sesiuni de lucru in echipa, de cele mai multe ori neprogramate, scurte discutii sau intalniri programate, fara a fi nevoie sa se rezerve o sala clasica de intalniri. Cercetarile arata ca 75% dintre intalnirile desfasurate intr-un meeting room au loc doar intre 3-4 persoane, ceea ce inseamna o risipa de spatiu. In functie de dimensiunile companiei sau ale institutiei, pot exista mai multe astfel de zone de intalniri, ca o extensie la salile clasice de intalniri (meeting room) sau conferinte (conference room).
Conform ultimelor tendinte din piata, se estimeaza ca pana in 2022 aproape 70% din salile de intalniri clasice vor fi inlocuite de spatii de tip huddle room, deoarece sunt considerate a fi unele dintre cele mai productive zone din intreg spatiul de birouri.
Desi nepretentioase din punct de vedere al dotarii si amenajarii interioare, aceste spatii includ toate tehnologiile pe care te-ai astepta sa le aiba o sala traditionala de intalniri (meeting room), inclusiv dispozitive de conectare a laptopului la un display si tot ceea ce este necesar pentru sustinerea unei audio- sau video-conferinte.
Cu ce dotam un huddle room?
Preturile ecranelor LCD au scazut dramatic in ultimii ani, puteti instala acum orice tip de display doriti. Tinand cont de dimensiunile reduse ale spatiului, recomandam un monitor intre 40” si maxim 50”, fixat la o inaltime aproape de nivelul ochilor daca este utilizat si pentru video-conferinte. Monitoare LG pentru un raport pret/calitate foarte bun si NEC – pentru cine doreste imagini impecabile si performante superioare.
Pentru a ordona si vizualiza prioritatile, in orice intalnire, mai ales in cele de training, tablele Whiteboard au devenit un standard. Dar pentru a eficientiza productivitatea in intalnire, noi recomandam sa inlocuiti tablele simple si display-ul Huddle Room-ului cu un ecran interactiv. Este extrem de util pentru prezenterile de la distanta prin video-conferinta, sustinerea unui training sau a unui webminar, deoarece sistemul interactive capteaza atentia mai usor si faciliteaza transmiterea mesajului. Recomandarea, folosita de noi, este SMART Board-ul, iar daca bugetul nu e o problema si de asemenea platforma de lucru este de la Microsoft, Surface Hub este alternativa cea mai potrivita.
3. Sistemul de video-conferinta
Necesitatile mai reduse ale Huddle Room-ului indica faptul ca o camera pentru video-conferinte este de ajuns pentru a asigura o comunicare de la distanta eficienta si inteligibila. Proiectate special pentru colaborarile unui grup restrans de persoane, camerele Meetup si Connect de la Logitech, au un camp de vizibilitate larg si dispun de niste difuzoare incorporate capabile sa mentina fluide conversatiile.
Un microfon si un difuzor profesional pot creste semnificativ calitatea audio a unei intalniri. Pentru acestea, noi recomandam microfoane plasate atat pe masa, cat si pe tavan, iar solutiile Shure (Microflex si Microflex Advance) si Biamp (Desono si Parle) sunt potrivite, precum si dispozitivele oferite de Fohhn, care sunt incorporate cu incintele acustice aferente. O alta optiune, pentru un buget mai redus, dar cu performante audio similare, este folosirea unui difuzor portabil. In acest domeniu, noi am identificat Yamaha ca oferind cel mai bun raport pret-calitate.
Planificarea si rezervarea din timp a camerelor, mai ales in cadrul unui proiect sunt esentiale, mai ales avand in vedere ca Meeting Room-urile nu sunt destinate intalnirilor spontane si de scurta durata, precum un Huddle Room. Integrarea cu calendarul Microsoft Outlook sau Google, este obligatorie. Noi recomandam Evoko sau Kramer pentru simplitatea in utilizarea si pentru raportul pret- calitate oferit.
6. Sistemul de partajare wireless
Scopul fundamental al intalnirilor este de a impartasi informatii si a colabora pentru decizii mai informate. De la partajarea aplicatiilor, prezentarilor si fisierelor catre transmisiunea audio-video din incapere, partajarea wireless inlatura complexitatea aducerii cablului potrivit sau timpului pierdut cu montarea acestuia. Recomandarile noastre se indreapta catre sistemele oferite de catre Braco si Kramer acestea acoperind toate dimensiunile bugetare de care dispuneti.
